Flexibel werken, hoe pak je het aan?

Flexibel werken

Flexibel werken, hoe pak je het aan?

Flexibel werken, hoe pak je het aan?

Sinds de komst van laptop, i-pad en smartphone zijn we minder plaatsafhankelijk gaan werken. Kon een bedrijf vroeger volstaan met een bureau, ladeblok en kast per medewerker (ca. 8 m2), flexibel werkenook wel genoemd "het nieuwe werken" vereist een compleet andere aanpak. Zo ontstaat er bijvoorbeeld minder behoefte aan standaard bureaus en juist meer aan zit/statafels, teamtafels, (informele-) overlegplaatsen, stilteruimten en verantwoorde thuiswerk oplossingen. 

Flexibel werken, dus geen vaste werkplek meer?

Nee, het werk staat tegenwoordig in the cloud dus je hoeft alleen maar in te loggen om aan de slag te kunnen. Daardoor ben je niet meer afhankelijk van een vaste werkplek,  je kunt ten slotte ook prima in de bedrijfskantine, thuis of elders inloggen. Het is aan jou om te bedenken welke werkplek op welk moment het meest geschikt is voor je taak. (NB Mensen zijn in wezen "kuddedieren" en de praktijk wijst uit dat men elkaar toch graag realtime blijft opzoeken voor overleg, kennisdeling en het groepsgevoel.)

Nadelen?

Het is natuurlijk prettig om keuzevrijheid te hebben op het gebied van werkplek en werktijd, nadeel is dat vaak van tevoren niet bekend is welke plaats op een door jou gewenst moment beschikbaar is, dat je niet meer automatisch naast je vertrouwde collega zit (wanneer die überhaupt op dezelfde tijden aanwezig is)  en dat er weinig tot geen ruimte is voor privé zaken (fotolijstjes, plantjes) om je werkplek “eigen” te maken. Je kunt geen spullen laten liggen, want morgen maakt een andere collega gebruik van de plaats waar jij vandaag nog zit.

Hoe maak je flexibel werken dan prettig werkbaar?

  • Kies geschikt meubilair, en wissel je werkhouding voldoende af

Flexibel werken stelt  andere eisen aan de inrichting dan de traditionele werkplek. Daarbij zijn flexibiliteit, ergonomie, hygiëne en uitstraling heel belangrijk. Kijk goed naar de kwaliteit van bureaustoelen, zijn bureau en beeldscherm eenvoudig op de wisselende gebruiker aan te passen (zie ook "rugpijn verhelpen?")  en, ook niet onbelangrijk, schoon te houden?

Je wilt ten slotte niet al te veel tijd kwijt zijn aan het instellen van je stoel en tafel, of aan het schoonmaken van een (gisteren door een collega gebruikt) toetsenbord,  maar tegelijkertijd wel gezond en fit blijven. Werk je veel thuis? Zorg dan ook daar voor een  geschikte bureaustoel en zorg dat je beeldscherm op de juiste hoogte staat om fysieke klachten te voorkomen.

  • Maak gebruik van digitale dataopslag.

Lang niet alle documenten hoeven te worden geprint, dit bespaart ruimte en zo lever je bijna ongemerkt ook nog een bijdrage aan een beter milieu.

  • Deel je agenda digitaal

zo kunnen collega’s hun werkzaamheden en tijden op die van jou afstemmen en vice versa natuurlijk!

  • Zorg voor voldoende opbergruimte

Gebrek aan opbergruimte blijkt één van de grootste ergernissen te zijn van werknemers in "flex-kantoren", maar er zijn voldoende goede oplossingen voorhanden: de eenvoudig verplaatsbare flex-koffer bijvoorbeeld of,-voor grotere voorwerpen, afsluitbare wand lockers of modulaire kastsystemen, samen te stellen in elke gewenste configuratie. Zo krijgen schrijfwaren, jassen en tassen, een appeltje voor de pauze of dat document dat in hard copy toch net even lekkerder weg leest dan vanaf een beeldscherm, een veilige plaats.

“Het meeste beeldschermwerk gerelateerde verzuim wordt veroorzaakt door een verkeerde werkhouding en stress”

(bron: de Workability index)

  • Creëer een aangename werkomgeving

Geschikt meubilair in een prettige kleurstelling is een begin, maar denk groter dan dat; Zet in plaats van dat ene zieltogende plantje op bureau of vensterbank wat flinke planten neer op een centrale plaats. Natuurlijk groen werkt niet alleen stress-verminderend, het is een prachtige blikvanger en draagt ook nog eens bij aan een betere luchtkwaliteit waardoor je langer fit en alert blijft.

Zorg voor goede verlichting en vergeet de wanden niet, er is vast wel ergens ruimte voor kunst.

Op een werkplek die prettig en functioneel is ingericht wordt overigens vaak een hogere productiviteit en een lager ziekteverzuim gemeten, dan in een saaie en oncomfortabele werkomgeving.

  • En, last but not least, vergeet het menselijke aspect niet!

Flexibel werken vereist, naast een aanpassing aan het interieurplan, een andere mindset van alle betrokkenen. Medewerkers, die soms al jarenlang van negen tot vijf achter hetzelfde bureau zaten, en in een vastomlijnd kader hun taken uitvoerden, krijgen nu meer verantwoordelijkheid, worden geacht zélf te denken en te plannen in plaats van een vooraf uitgestippelde route te volgen,  terwijl de leidinggevende wordt  geacht een stapje terug te doen, niet meer direct aan te sturen, maar eerder te "coachen". Dat gaat uiteraard niet vanzelf, zo'n proces heeft tijd nodig voor het volledig natuurlijk functioneert en alle neuzen dezelfde kant op wijzen.

Toch blijken medewerkers na verloop van tijd, wanneer het systeem op alle fronten goed geïmplementeerd is, de grotere mate van vrijheid en verantwoordelijkheid enorm te waarderen én aan te kunnen, en blijkt de productiviteit te stijgen, terwijl  er gemiddeld wellicht minder meetbare uren gewerkt wordt.

Hulp nodig?

Kleinere bedrijven kunnen bovengenoemde aanpassingen misschien grotendeels zelfstandig doorvoeren. Bij grotere bedrijven heeft dit wat meer voeten in de aarde, maar met het nieuwe werken ontstonden vanzelfsprekend ook nieuwe specialismen. De externe "verandermanager" bijvoorbeeld begeleidt bedrijf en medewerkers om gaandeweg vertrouwd te raken met de nieuwe, benodigde vaardigheden. Op IT gebied zijn er legio mogelijkheden voor digitaal samenwerken en ook wij architecten en  kantoorinrichters zijn inmiddels goed ingevoerd in de do's en don't  Kom je er zelf niet helemaal uit? Neem dan eens contact op met de nieuwe professionals!

Met alle partijen samen zorgen we dat flexibel werken ook daadwerkelijk werkt, en dat is op termijn beslist een hele positieve ontwikkeling voor werkend Nederland!

 

 

Laat een reactie achter